Sitter du och jämför olika sätt att dela filer på distans? Jag vet hur det känns – inte minst när man har lyckats spara fem olika kopior av samma exceldokument och ingen vet vilken som är senast uppdaterad. Här får du tips på hur molnbaserad fildelning och samarbete kan ge dig koll på både versioner och säkerhet, oavsett om ni jobbar hemma, på kontor eller spridda över landet.

Varför molnbaserad filsynkronisering?

Om du någon gång blivit av med en viktig presentation för att lagringen på datorn gett upp, vet du varför: molnet skyddar dig. Med molnbaserad fildelning får du:

• Enkel åtkomst till filer – var du än är
• Automatisk synkning – alla ser samma uppdateringar
• Versionshantering – rädda gamla versioner när någon råkat klanta sig (det händer oss alla…)
• Mindre risk för dataförluster vid maskinproblem
• Bättre samarbete – ingen skickar runt olika kopior på mejl längre

Säkerhet – undvik onödiga luckor

Många tror att fildelning på moln innebär risker – och det kan vara sant om man bara drar igång utan ordning. Själv har jag en gång råkat släppa fel mapp öppen för alla, så lär er av mitt misstag. Här är enkla tips:

• Välj ett verktyg där du kan styra exakt vem som får läsa och redigera olika mappar
• Kolla om det finns kryptering både när filer sparas och när de skickas
• Ställ krav på starka lösenord – ja, “hej123” duger inte
• Använd tvåfaktorsinloggning (en extra kod i mobilen räddar många mardrömmar)
• Logga ut från delade datorer – särskilt på kaféer och coworking-ställen

Versionshantering – rädda dagen när någon klantat till det

Versionshantering låter som ett avancerat begrepp, men det innebär egentligen bara att du kan harkla ur dig “ta det lugnt, jag har kvar gårdagens version” när någon av misstag raderar halva texten. De flesta bra samarbetsverktyg, som Dropbox, OneDrive och Google Drive, har:

• Tidshistorik – bläddra tillbaka till tidigare varianter av dokument
• Meddelanden som visar vem som gjort vad
• Möjlighet att låsa filer vid större redigeringar

Extra bonus: Det minskar tjafset om vems fel det var att budgetbladet fått fel siffror. ”Nej, det var faktiskt versionen från förra veckan!”

Populära verktyg för molnbaserat samarbete

Det finns mycket att välja på, men här är några favoriter jag ofta stöter på hos kunder – med några för- och nackdelar på köpet:

• Microsoft OneDrive – Bra för dig som jobbar mycket i Office-program. Smidig integrering med Teams och Outlook. Versionshantering ingår automatiskt.
• Google Drive – Enkelt att dela och redigera dokument och kalkylblad i webbläsaren. Fungerar bäst om hela teamet håller sig till Google-miljön.
• Dropbox – Tydlig struktur och bra versionshistorik. Fungerar både för Windows och Mac, men se upp för höga priser om ni är många användare.
• Nextcloud – För dig som vill ha extra koll på datan och kanske till och med köra på egen server. Kräver mer teknisk kunskap, men ger privat kontroll.

Vill du ha hjälp att reda ut vilket verktyg som passar er? Jag har själv försökt sätta upp Nextcloud på en gammal hemmaserver – min router ringde hemlarmet av blotta förskräckelsen!

Praktiska tips för smidigt distanssamarbete

• Bestäm tydliga namnrutiner – ”Kundpresentation_V1”, ”Kundpresentation_V2” etc. Det ser tråkigt ut, men ni slipper förvirring senare.
• Ha en gemensam plats för viktiga dokument – så att inget ligger gömt i någons personliga mapp.
• Slå på versionshistorik – det är guld värt när du behöver återskapa något.
• Lämna kommentarer direkt i dokumenten – istället för att skicka mejl fram och tillbaka. Det sparar både tid och tålamod.
• Utse en ”filpolis” – någon som påminner om att rensa gamla versioner ibland.

Själv råkade jag en gång återställa en gammal PowerPoint till en kundpitch. Japp, datorn fick jobba övertid den kvällen…

Vad händer när något går fel?

Någon raderar viktiga filer av misstag – vad gör du? De flesta molntjänster har papperskorgar och återställningsmöjligheter som gäller från någon dag till flera månader tillbaka. Har du riktig otur kan leverantören ibland hjälpa till, men för kritiska data – komplettera alltid med en separat backup. De två minuter det tar sparar dig huvudvärk när det väl gäller.

Sammanfattning och nästa steg

Molnbaserad fildelning och samarbete handlar om tre saker: att alla alltid har rätt version, att ingenting försvinner och att arbetet blir enklare – även på distans. Att välja rätt verktyg, hålla ordning på versionshanteringen och lägga till ett stänk sunt förnuft runt säkerhet räcker ofta långt.

Vill du ha hjälp med att få ordning på fildelning, samarbeten eller versionshanteringen? Skicka ett mail till mattias.pettersson@itevo.se eller slå en signal på 022-21 00 02, så bollar vi dina frågor utan några krusiduller.