Har du funderat på varför IT-kostnaderna sticker iväg ibland? Det är lätt hänt – och ja, jag har själv råkat budgetera för mycket för licenser och fått äta nudlar hela månaden. Men lugn, här får du fem konkreta sätt att skruva ned driftkostnaderna utan att riskera att IT-avdelningen får hjärtklappning av blotta tanken på säkerhetshål.

1. Granska era licenser – behöver ni verkligen allt?

Licenskostnader kan svälla snabbare än en filt genom att samla damm. Många företag betalar för mjukvara som ingen använder längre, eller har användarlicenser på folk som gått vidare till nya utmaningar.

• Titta igenom era licensregister regelbundet — minst en gång per år.
• Avsluta överflödiga licenser direkt.
• Se om ni kan slå ihop flera lösningar.

Jag hjälpte nyligen en kund att gå från fyra olika molntjänster till två, och de halverade sina kostnader. Ingen märkte någon skillnad – förutom ekonomiavdelningen som fick ett litet leende på köpet.

2. Automatisera där det funkar – men välj smart

IT är som matlagning – vissa saker smakar bättre långkokta, andra kör du i mikron. Slösa inte timmar på manuella uppdateringar, använd automatisering när det är möjligt – särskilt för återkommande arbetsuppgifter som backups, programuppdateringar och användaradministration.

• Automatiserade backups minskar risken för missade säkerhetskopior.
• Uppdateringar installeras snabbare – och du slipper sena kvällar på kontoret.
• Automatiserad onboarding/offboarding av användare sparar både tid och pinsamma missar (jag har själv någon gång missat att avsluta ett konto – det blev pinsamt när vi upptäckte det tre månader senare).

Kvar blir mer tid för det du faktiskt vill göra – samtidigt som säkerheten förbättras.

3. Flytta till molnet – men räkna på det först

Molnet kan spara pengar, men bara om du vet vad du faktiskt använder. Många tror att molntjänster alltid blir billigare – men visst har jag sett fakturor där det blev dyrare än egen server. Så börja med att kartlägga behovet.

• Flytta de system som verkligen tjänar på att ligga i molnet.
• Se upp för ”tysta” kostnader, t.ex. trafik eller lagring över det ni avtalat.
• Optimera molninställningarna – stäng av sånt ni inte använder.
• Jämför självklart olika leverantörer och paket – ibland är det värt att anlita någon som kan hjälpa er räkna.

Efter att ha bistått ett företag med en sån flytt sparade de ca 40 000 kr om året – och fick dessutom bättre överblick.

4. Uppdatera och återanvänd utrustning

Alla datorer behöver inte bytas ut så fort de börjar hosta lite. Har du koll på om era datorer eller servrar går att uppgradera? Ett extra minneskort eller en SSD kan rädda datorn från ett värdigt (och dyrt) slut.

• Inventera gammal utrustning – kanske kan ni sälja vidare det som faktiskt är för gammalt.
• Uppgradera i stället för att köpa nytt (minne/lagring är billigt jämfört med hela burken).
• Återanvänd datorer till enklare arbetsuppgifter – t.ex. reservdatorer eller till gäster.
• Säkerhetsradera alltid innan ni gör er av med något – här sparar ni pengar & undviker risker.

Jag råkade själv köpa in 20 nya datorer i onödan en gång – men det var en dyr (och pinsam) läxa…

5. Se över avtal och outsourcade tjänster

Det är lätt att avtal bara rullar på – ”abonemangsfällan” gäller även företagstjänster. Många betalar för support eller tjänster de knappt använder.

• Ta en genomgång med IT-leverantören en gång per år.
• Förhandla om eller säg upp tjänster ni inte behöver längre.
• Be om statistik om era supportärenden – ibland går det att dela upp eller smalna av tjänsterna.
• Byt leverantör om ni inte får det stöd ni behöver för pengarna.

En kund till mig satt med tre olika supportavtal för samma tjänst – det sparades snabbt in på första samtalet.

Bli vän med din IT-ekonomi

Sammanfattningsvis gäller det att våga fråga: Behövs det här? Finns det billigare sätt – utan att riskera säkerheten? Gör en liten checklista utifrån punkterna ovan, och börja redan i veckan. Det brukar ge snabb effekt. Vill du bolla idéer kring er IT-drift och säkerhet? Maila mig – mitt lösenord är hemligt men mailadressen är mattias.pettersson@itevo.se. Vill du hellre ringa? 022-21 00 02 funkar lika bra.