Har du koll på hur företagets Office-data faktiskt sparas och skyddas? Det är lätt att glömma bort backup när allt ser tryggt ut i molnet – men verkligheten kan bli rätt jobbig den dag ett viktigt mejl råkar försvinna eller någon slinter med ett raderingskommando. Här får du en praktisk checklista för säkra säkerhetskopior av e-post och dokument i både Office 365 och Google Workspace. Förbered dig på noll rosaskimrande säljsnack, bara tips som funkar i vardagen.

Varför behöver du backup i Office 365 och Google Workspace?

Många tror att all data i Office 365 eller Google Workspace alltid finns kvar automatiskt. Jag har mött fler än en företagare som varit helt övertygad om att “Microsoft tar säkert backup av allt åt oss”. Tyvärr funkar det inte riktigt så.

Tjänsterna hanterar driftstopp och håller servrarna i trim – men raderar du något själv eller någon klickar bort en viktig mapp så är det inte alltid möjligt att få tillbaka den utan extra ansträngning. Hot som utpressningsprogram, olyckshändelser eller användare som får för sig att rensa ur gamla mejl kan snabbt gröpa ur ett helt företags historik.

Checklista – så här backar du upp Office 365 och Google Workspace

Här är en samling bra punkter att bocka av – oavsett om du sitter på ett kontor i höstrusket eller är på jakt efter förlorade semesterbilder mitt i juli.

1. Kartlägg vilka data som ska skyddas

• E-post (Outlook i Office 365, Gmail i Google Workspace)
• Dokument och filer (OneDrive, SharePoint, Google Drive)
• Kalenderposter, kontakter, Teams-chattar och andra viktiga delar
• Delade mappar eller grupparbetsytor

En kort inventering sparar dig mycket tid när något väl händer.

2. Välj backup-lösning som passar er

• Tredjepartslösning – Det finns flera pålitliga verktyg för att göra säkerhetskopior av både e-post och dokument. Titta alltid på om de fungerar med hela Office 365/Google Workspace – inte bara din mejl.
• Automatiska kopior – Automatisk backup slår manuell alla dagar i veckan. Se till att den sker ofta – flera gånger per dag är inte ovanligt. Och ja, jag har själv glömt att starta en manuell backup, vilket märktes först vid krisläge (klassiker).
• Återställningsmöjligheter – Hur enkelt är det att återställa bara några få filer eller hela konton? Testa innan du behöver det på riktigt.

3. Bestäm behörigheter och rutiner

• Lås backupen så att inte alla användare kan råka radera gamla kopior.
• Sätt upp tydlig ansvarsfördelning – vem bevakar backupen? Vem vet hur man låser upp den?
• Dokumentera rutiner och gör det begripligt även för den som inte är IT-proffs.

4. Glöm inte mobilen och tredje parts-applikationer

Det är lätt att vänja sig vid att filer och mejl finns på alla enheter. Men mobiler och arbetsappar (Teams, Google Chat) behöver ibland inkluderas i backup-planen – i synnerhet om viktig kommunikation sker där.

5. Testa återställning – det är viktigare än du tror

• Gör ett test varje kvartal: Välj slumpmässigt ett mejl eller en fil och försök återskapa den från backupen.
• Dubbelkolla loggarna – ser det faktiskt ut som du tänkt dig?
• Finns versioner bakåt i tiden, inte bara senaste kopian?

Jag minns en kund som glatt visade att backupen tickade på fint – men den hade sparat samma felaktiga version av ett dokument i ett halvår. En liten teståterställning hade sparat mycket huvudvärk.

Så undviker du vanliga fällor

• Tro inte att “molnet fixar allt” – automatisk skydd mot alla misstag och hot finns inte inbyggt.
• Undvik sällan uppdaterade manuella kopior – de är sällan synkade och glöms lätt bort.
• Glöm inte tagga alla användare om ni ändrar rutiner – det dåliga samvetet hamnar ofta hos den med störst IT-intresse annars.
• Kolla att backupen verkligen inkluderar ALLA tjänster – det är lätt hänt att Teams eller liknande missas.

Vilken backup-lösning ska du välja?

Det finns verktyg för de flesta budgetar, från enkla insticksprogram till avancerade tjänster som loggar allt. Det viktigaste: Satsa på något ni faktiskt använder och förstår – det vinner i längden! Ingen vill läsa tjocka manualer i panik när filerna är borta.

Kika på:

• Tydliga återställningsrutiner och support
• Om backupen ligger hos en oberoende leverantör, så ni har en extra fallback om någon gör bort sig i huvudtjänsten
• Kostnader som passar ert antal användare och verksamhetens storlek

Sammanfattning och nästa steg

En bra backup är inget som märks – förrän du saknar den. Satsa på tydliga rutiner, automatiserade lösningar och se till att teståterställningar blir en självklar punkt i kvartalsplanen. Har ni frågor om vilken backup som är rätt för er eller vill bolla kring praktiska rutiner? Hör av er på mail så tar vi en snabb genomgång!

Kontakt: mattias.pettersson@itevo.se eller ring 022-21 00 02 så snackar vi backup utan krångelspråk.