Vet du hur ni faktiskt skulle klara er om servern dör en fredag eftermiddag – och om IT-planen då bara ligger i ledningens huvud? Lugn, det går att få ordning på en driftsäker IT-strategi utan att fastna i teknikträsket.

Varför en driftsäker IT-strategi räddar nattsömnen

Många företag kommer på att IT-planen är för vag precis när det börjar ryka ur servrarna. Jag har själv suttit med chefer som svettas över förlorade filer som ”borde varit i molnet”. Med en tydlig strategi slipper ni de panikartade samtalen – ni vet redan vad som gäller och har backup-planer kring hörnet.

Så bygger du en IT-plan – tre hörnstenar

En driftsäker IT-strategi står på tre ben:

• Riskanalys – Vad kan gå snett, och hur ofta?
• Roadmap – Vilka steg behövs för att närma er målen?
• Budget – Vad kostar kalaset, både i pengar och tid?

Riskanalys – fega lagom mycket

Alla har hört att ”det där händer inte oss”. Jo då, förr eller senare. En vettig riskanalys behöver inte vara ett 20-sidigt dokument – hellre en enkel lista som fångar sannolika och allvarliga risker. Här är några steg:

• Lista IT-tjänster och system ni använder (exempel: e-post, dokument, fakturering).
• Bedöm vad som händer om systemet slutar fungera – och hur länge ni klarar avbrottet.
• Fundera på hur ofta störningen har hänt förut.
• Skriv upp möjliga förebyggande åtgärder (t.ex. backup, tvåfaktorsinloggning, reservdelar på lager).

När ni gjort detta, se till att någon faktiskt har ansvar för varje punkt – annars är risken stor att ”någon annan” skulle ta tag i det.

Roadmap – få alla att gå åt samma håll

Jag vet inte hur många gånger jag har hört ”vi kör på tills det blir ett bekymmer” – men sedan blir det svårare att reda ut. En roadmap är ungefär som en lista inför semestern: varför packa tandborste när man kan borsta tänderna med ett finger? Jodå, men det känns lättare med rätt förberedelser.

Så här gör ni:

• Sätt upp tydliga mål för IT-miljön (exempel: ”All data ska alltid ligga på svensk mark”)
• Bestäm delmål och milstolpar (t.ex. ”Byt ut gamla datorer under Q4”, ”Inför nya lösenordspolicyn innan september”)
• Gör en enkel tidslinje – dokumentera när olika etapper ska ske, så det inte bara blir ”nästa år” hela tiden
• Fördela uppgifter mellan personer och avdelningar
• Följ upp regelbundet – låt IT-strategin bli ett stående inslag på ledningsmötet

Och ja – det är bättre att roadmapen står på tre punkter och uppdateras ibland, än att ni har en mastodontplan som samlar damm.

Budget – IT får aldrig bli ett svart hål

Säg efter mig: IT-budgeten är inte en magisk siffra utan knopar och gissningar. Bra planering handlar om att vara rimlig, både när det gäller investeringar och löpande kostnader. Här är några tips:

• Skilj på investeringar och drift (t.ex. nya datorer = investering, molntjänster = drift)
• Börja lågt men räkna alltid med oförutsedda händelser (exempel: en trasig skrivare mitt i deklarationstider… ja, det är lika stressigt som det låter)
• Ta in flera offerter – men stirra dig inte blind på billigaste lösningen om det innebär merjobb för personalen
• Sätt kostnader för utbildning och löpande utbildningsinsatser (fem minuters utbildning kring lösenord kan spara timmar av ånger)
• Lägg in ”buffert” för akuta åtgärder och småinköp – de där sladdarna och licenserna dyker alltid upp

Se till att IT-budgeten återkopplas till företagets mål – så hänger investeringarna ihop med affärsverksamheten. Det är svårt att sälja in en uppgradering om ingen vet varför den behövs.

Praktiska misstag och enkla vinster

Jag har själv sett allt från bortglömda lösenordshäften till chefsdatorn som dog lagom till kvartalsrapporten. Vissa saker låter självklara i efterhand:

• Dokumentera viktig info – mailadresser, åtkomstkoder och inloggningar. Säkert och strukturerat!
• Låt fler än en person ha koll på systemens ”masternycklar”
• Öva på att återställa backup. Det räcker inte att backupen finns – du ska också kunna läsa tillbaka datan när det krävs.
• Ha rutiner för att byta lösenord när någon slutar – du vill inte plötsligt stå utan åtkomst till faktureringen
• Testa verksamhetens beroenden: Klarar ni er en dag utan fakturatjänsten? Ett tips – gör en torrsimning för att hitta svagheter.

Och om du tror att ”det händer bara de andra” – jag har själv låst ute mig en måndag efter lunch, med en backup som visade sig vara lika tom som kaffemaskinen.

Checklista för bättre IT-strategi – börja i dag

• Få ner risker och kritiska IT-system på pränt
• Ta fram er roadmap – enkla mål, konkret tidsplan
• Stäm av budgeten – hållbar, begriplig och kopplad till verksamheten
• Öva på backup och återställning
• Skapa rutiner och ansvarsområden – och kommunicera dem!

Avslutning – gör IT-strategin till vardagsmat

En driftsäker IT-strategi handlar om att veta vad ni har, vad som kan gå fel och hur ni kommer tillbaka på banan. Med tydlig riskanalys, roadmap och budget får ni koll – och slipper dåliga överraskningar.

Vill du ha bollplank eller hjälp med att få struktur på IT-strategin? Skicka ett mail till mattias.pettersson@itevo.se eller ring 022-21 00 02, så tar vi ett kostnadsfritt samtal.