Vet ni om era servrar verkligen mår så bra som de borde? När vår kund – låt oss kalla dem ”Kundbolaget” – hörde av sig till oss på Itevo, var läget ungefär som när jag själv inser att strumporna börjar bli mer hål än tyg. Dags att göra något. Här berättar jag om hur vi tillsammans gick från oro till ordning – och faktiskt gjorde vardagen lite enklare.

Utmaningen: IT-miljö som spretar åt alla håll

Kundbolaget, ett mellanstort tillverkningsföretag med knappt 100 anställda, hade en IT-miljö som vuxit fram i takt med bolagets tillväxt. På ytan fungerade det mesta, men bakom kulisserna såg det annorlunda ut:

• Olika servrar köpta vid olika tillfällen, där vissa var nära pensionsåldern (i datorår räknat är det snabbt…)
• Lapptäcke av programvara, licenser och lösenord på lösa lappar
• Backup fanns – men ingen visste om den gick att återställa
• Brandväggen var både gammal och ostädad, med regler som ingen längre kom ihåg varför de fanns
• Ingen egentlig plan för IT-säkerhet eller rutiner vid driftstörningar

Visst, dagarna tuffade på – men det fanns en ständig gnagande oro att ”snart händer det något, och då står vi handfallna.”

Lösningen: Så här gick vi till väga

Vi började med en gemensam genomgång – typ IT-massage, där vi kände efter vilka delar som var stela och trötta. Jag hade till och med med mig en kopp extra starkt kaffe, ifall någon skulle få ångestsvettningar. Planen blev:

• Göra en tydlig inventering av all hårdvara och programvara
• Granska backup – både att den faktiskt fungerade, och testköra en återläsning
• Rensa och uppdatera brandväggens regler (och ta bort alla gamla ”man vet aldrig”-inställningar)
• Uppdatera serverparken med säkerhetsuppdateringar och byta ut de äldsta maskinerna
• Sätta upp automatiska rapporter för drift och säkerhet – inga fler överraskningar på måndagsmorgonen
• Hjälpa till med enkla IT-rutiner för användarna: tips på starka lösenord, hur man lurar nätfiskare och sätta backup för arbetsdokument

Utmaning på vägen: ”Någon” bytte lösenord – men ingen visste vem

Mitt under arbetet slutade några tjänster helt plötsligt att fungera, och ingen på Kundbolaget erkände att de ändrat något. Typiskt! Efter lite detektivarbete hittade vi ett lösenordsbyte som gjorts – men ingen vågade säga att det var de. Efter en snabbkurs i dokumentation har det inte hänt igen. Jag säger inte att det var chefen, men… det var nog chefen.

Resultatet: Tryggare drift, gladare användare och bättre sömn

Vad blev då effekten för Kundbolaget? Här kommer några saker de slapp ligga vakna över:

• Säkerhetskopior fungerar och kan återskapas – det har vi nu testat, svart på vitt
• Serverparken är moderniserad och ger färre problem – och IT-budgeten slipper chockskador när något oväntat händer
• Brandväggen är uppstädad, vilket gjorde nätverket både säkrare och snabbare
• Användarna fick bättre stöd och behöver inte längre ringa IT-ansvarig för minsta glömt lösenord
• Tydliga rutiner och ansvar – nu vet alla vem som gör vad, om olyckan är framme

En rolig detalj är att de flesta nu faktiskt loggar ut innan helgen. Små steg, men vi tar vad vi kan få!

Praktiska tips för er egen uppfräschning av IT-infrastrukturen

• Börja med att skriva upp all hårdvara och program – ha det samlat och uppdaterat
• Kolla att ni kan återställa backup – inte bara att den går igång på kvällen
• Städa brandväggen – ta bort gamla regler som ingen vet varför de finns kvar
• Sätt upp automatiserad rapportering så att ni får varningar direkt vid problem
• Utbilda era användare i grunderna för IT-säkerhet – det sparar både tid och sömnnätter

Sammanfattning

Kundbolaget gick från stressad och spretig IT-miljö till en lösning som både ger bättre trygghet och sparar tid. De klarar av driftstörningar utan att få panikmail till hela personalen. Och som någon sa: ”Det känns skönt att IT inte längre är det första jag tänker på när jag vaknar.”

Funderar ni på hur ni kan få ordning på er IT-infrastruktur? Skicka ett mail till mattias.pettersson@itevo.se eller slå en signal på 022-21 00 02. Jag bjuder på tips – kaffet får ni fixa själva!