Vem fick egentligen tillgång till kundregistret? Och varför har praktikanten rätt att radera fakturor? Sättet ni sätter upp användarrollhantering avgör hur säkra era system är. Låt mig guida dig genom vanliga fallgropar – och lösningar som faktiskt fungerar.

Varför ska man bry sig om användarrollhantering?

Fel person på fel plats är IT-motsvarigheten till att ge nyckeln till serverrummet åt den nyanställde på sitt första jobb. Det kan gå bra, men om det går fel… ja, då blir det fort rörigt. Rätt hanterade behörigheter minskar risken för misstag, dataintrång och interna problem. Dessutom förenklar det supporten – tro mig, du vill slippa felsöka varför ”Kalle i ekonomi” plötsligt är admin.

Så här sätter du upp säkra roller

Starta alltid med att kartlägga behoven. Vem gör vad? Här är några enkla steg:

• Lista alla system där du har användare – från mail till affärssystem.
• Vilka arbetsuppgifter finns? Gör en översikt – supporten, ekonomi, ledning, sälj med flera.
• Definiera roller utifrån arbetsuppgifterna, inte utifrån personer. ”Ekonomi” och ”Säljare” är bättre namn än ”Anders” eller ”Lotta”.
• Ställ frågan: Vilken minsta behörighet behövs för att någon ska kunna göra sitt jobb?
• Låt ingen vara admin ”för säkerhets skull”. Det är motsatsen till säkerhet.

Jag har själv gett kollegor för mycket behörighet för att “spara tid”. Det tog längre tid att rätta till det i efterhand, kan jag avslöja.

Undvik de här vanliga misstagen

• Återanvända lösenord mellan roller – säger sig självt, men ja, det händer.
• Ge admin till “superanvändaren”. Den användaren slutar, men kontot lever kvar. Dags att släcka bränder istället för fikapaus.
• Brist på översyn. Roller och behörigheter släpps vind för våg i takt med organiska förändringar. Plötsligt vet ingen vem som har rätt till vad.
• För få roller. En roll för “alla” är ungefär som att alla får samma storlek på mössan – lämpat för ingen.

Bra rutiner – grunden till säker användarrollhantering

Nu när behoven är kartlagda – följ dessa vanor:

• Regelbunden genomgång. Sätt kalenderpåminnelse och stäm av behörigheter minst två gånger per år. Särskilt när någon slutar.
• Avsluta användare direkt. Ingen ska ha kvar rättigheter när de byter roll eller slutar.
• Spara dokumentation. Håll koll på vilka roller och behörigheter som finns och varför.
• Testa! Logga in som “vanlig” användare och se vad de faktiskt kan göra. Jag har själv blivit förvånad mer än en gång.

Så undviker du onödiga krångel

Det finns enkla sätt att minska risken för kaos:

• Automatiserad onboarding och offboarding. Använd smarta verktyg så slipper du manuella fel.
• Behörighetsmatris. En enkel tabell där du kryssar för vad varje roll ska få göra underlättar för både IT och chefen.
• Tvåfaktorsinloggning för alla med känsliga roller. Slår ut många enkla attacker och sparar oro (och kanske någon sömnlös natt).

Jag vet företag där samtliga användare låg kvar vid aktiva konton, trots att halva bolaget slutat efter pandemin. Det blev både förvirring och uppenbara risker. Med tydlig rollhantering hade det undvikits enkelt.

Behörighet ska följa rollen – inte personen

En grundregel: Ändra roller, inte enskilda konton, när någons arbetsuppgifter förändras. Då slipper du att någon råkar samla på sig fler och fler rättigheter över tid. Det händer lätt annars.

Snabb-checklista för att komma igång

• Inventera system och användare.
• Skapa tydliga roller utifrån arbetsuppgifter.
• Sätt minsta möjliga behörighet per roll.
• Lägg beslut och dokumentation på rätt plats – där fler i teamet hittar den.
• Planera för återkommande avstämningar och revidering.

Sammanfattning

Med tydliga roller och noggrann hantering av behörigheter minskar du risken för både dataintrång och felaktiga ändringar. Bonusen? Mindre krångel för alla – och du slipper arga samtal om borttappade rättigheter dagen innan semestern.

Vill du ha hjälp att se över era användarrollhantering eller bara bolla idéer? Hör av dig på mail eller ring 022-21 00 02 så tar vi ett samtal utan förpliktelser.