Trött på oväntade driftstopp? Här får du receptet på en backup-policy som funkar – och skyddar verksamheten från första dagen.
Backup-policy: Möjligheten att jobba vidare när allt stannar
Låt oss vara ärliga. Det är ingen som längtar efter att jobba sent på torsdagen för att återskapa förlorad data. Men det är exakt det som händer när backup-planen är för svag, bortglömd eller bara finns i huvudet på en kollega.
De flesta inser för sent att den där backupen varken testats, dokumenterats eller går att köra igång snabbt nog. Här visar jag dig hur du bygger en policy som håller – genom åska, misstag och sabotage.
Steg 1: Sätt ett tydligt syfte och ansvarsområden
Ska du lyckas måste alla veta varför backup behövs. Det handlar inte om att skydda filer – det handlar om att säkra affären. Kör ett kort uppstartsmöte och bestäm:
- Vad som rengörs – system, servrar eller enbart affärskritisk data?
- Hur ofta sparar ni backup?
- Vem kontrollerar att det fungerar?
- Vart lagras kopiorna?
Låt det landa i ett dokument. Det tar max en timme men sparar dagar när det väl gäller.
Steg 2: Gör processen enkel – och automatisk
Backup är en vana, inte ett projekt. Sätt rutiner och välj verktyg som sköter det mesta själv. Förslag:
- Automatiserad daglig backup – cloud eller lokalt, men inte båda på samma plats.
- Rapporter varje vecka – så att ni ser direkt om något misslyckats.
- Rutiner för uppdatering när ni byter system eller får nya servrar.
Ju mindre handpåläggning, desto färre missar. Då blir backuplistan en trygghet istället för en stresspuck.
Steg 3: Testa – det är nu ni märker fällorna
Ingen gillar driftstopp – särskilt inte när måndagsmötet står på tur. Därför måste du testa återställningen regelbundet:
- Boka in kvartalsvisa tester.
- Låt olika personer återställa kopior – så ser ni snabbt om instruktionerna håller.
- Logga resultaten och gör förbättringar direkt.
Ett test tar max en förmiddag men visar om ni står pall när det verkligen smäller.
Steg 4: Förenkla dokumentation och utbildning
En policy i PDF faller platt om ingen orkar läsa. Kör på konkret med checklistor och korta steg för steg-anvisningar. Utse ansvarig för att:
- Uppdatera rutiner vid systembyte.
- Hålla instruktionerna aktuella och lättlästa.
- Informera vid personaländringar – så att ingen faller mellan stolarna.
Det hjälper er att aldrig stå handfallna om rätt person är på semester (eller har bytt jobb).
Affärsbevis: Riktig backup – riktig skillnad
Vi hade en kund som förlorade två dagars bokföring efter en serverkrasch. Nya policyn med molnbaserad backup och återkommande tester kapade återställningstiden till 30 minuter – och företaget behövde aldrig bekymra sig igen.
Fem fördelar – varför du ska agera redan nu
- Slipp oro för driftstopp – du har alltid tillgång till uppdaterad backup.
- Spara pengar genom färre avbrott och snabbare återställning.
- Enklare revision och efterlevnad av regler.
- Kraftigt minskad risk för dataintrång och sabotage.
- Mindre stress när du vet att backupen testats av fler än ”IT på hörnet”.
Kort checklista: Din backup-policy på en timme
- Boka ett möte – samla nyckelpersoner digitalt eller fysiskt.
- Dokumentera vilka system och filer som måste backas upp.
- Välj lösning och automatisera där det går.
- Lägg in tider för återkommande tester i kalendern.
- Bestäm vem som håller rutiner och instruktioner uppdaterade.
Våga prioritera – agera före fredag
Frågan är inte om något händer – utan när. Det är smartare att förbereda sig idag än att betala för sena nätter och kaos imorgon.
Boka ett kostnadsfritt möte den här veckan: tony.selin@itevo.se eller ring 022-21 00 02. Så slipper du gissa om backupen håller – du vet!